Article 1 – Objet et Champ d’Application
Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent l’ensemble des prestations de services proposées par la société Virtus Event (organisation d’événements, raids, circuits et séminaires) auprès de ses clients (ci-après « le Client »).
Toute commande ou acceptation de devis implique l’adhésion sans réserve du Client aux présentes CGV, qui prévalent sur tout autre document du Client, sauf dérogation expresse et écrite de Virtus Event.
Article 2 — Devis, Commande et Validation
Établissement du devis : Toute prestation fait l’objet d’un devis préalable détaillé précisant le contenu de la prestation, le nombre de participants, le tarif et les modalités d’exécution.
Validation : Le devis est valable pendant la durée indiquée sur celui-ci (à défaut, 30 jours à compter de sa date d’émission). La commande est ferme et définitive dès réception du devis daté, signé par le Client avec la mention « Bon pour accord », accompagné du paiement intégral ou de l’acompte prévu.
Article 3 — Tarifs et Modalités de Paiement
Modalités de règlement : Sauf mention contraire figurant sur le devis, le paiement intégral de la prestation est dû au moment de la réservation.
Modalités en cas d’acompte : Si un paiement échelonné est expressément convenu sur le devis, un acompte est versé à la commande, et le solde doit être impérativement réglé au plus tard 60 jours avant le départ.
Moyens de paiement : Les règlements (acompte et solde) s’effectuent exclusivement par virement bancaire ou via un lien de paiement sécurisé par Carte BTP / CB.
Retards de paiement : En cas de retard de paiement du solde aux échéances prévues, Virtus Event se réserve le droit d’annuler la réservation aux frais du Client. Les pénalités de retard légales et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € s’appliqueront de plein droit.
Article 4 — Modification ou Annulation par le Client
Toute demande de modification ou d’annulation doit être notifiée par écrit (e-mail avec accusé de réception ou lettre recommandée).
En cas d’annulation par le Client :
100 % du montant total de la prestation est conservé/dû à Virtus Event.
Article 5 — Annulation ou Modification par Virtus Event / Force Majeure
Force Majeure : Virtus Event ne pourra être tenue responsable de l’inexécution ou du retard dans l’exécution de ses obligations si cela résulte d’un cas de force majeure (intempéries extrêmes mettant en danger la sécurité, décisions administratives, arrêtés préfectoraux, épidémies, etc.).
Nombre minimum de participants : Nos évènements sont conditionnés à un nombre minimal de participants, si celui-ci n’est pas atteint, Virtus Event en informe le Client au plus tard 15 jours avant la date de départ et rembourse les sommes versées, sans autre indemnité.
Article 6 — Assurances, Sécurité et Règles de Conduite
6.1 Assurances de l’Organisateur
Virtus Event atteste avoir souscrit une assurance de Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro) couvrant les risques liés à son activité d’organisateur d’événements.
6.2 Assurances des Véhicules et Participants
Tout véhicule engagé ou utilisé lors d’un événement / raid / roulage doit être valablement assuré en Responsabilité Civile automobile (et garanties complémentaires le cas échéant), conformément à la réglementation en vigueur pour l’usage prévu (route, chemin ou circuit).
Le Client et/ou chaque conducteur doit être titulaire d’un permis de conduire valide correspondant au type de véhicule piloté.
Virtus Event ne saurait être tenue responsable des dommages matériels causés aux véhicules des participants ou par ces derniers à des tiers.
6.3 Équipements de Sécurité et Code de la Route
Équipements obligatoires : Le port du casque homologué, l’attache stricte de la ceinture de sécurité ou du harnais, ainsi que le port de tout autre équipement de sécurité obligatoire (tenue adaptée, etc.) sont strictement obligatoires durant toute la durée du roulage/pilotage.
Respect du Code de la Route : Sur l’ensemble des liaisons et parcours empruntant les voies ouvertes à la circulation, le respect strict du Code de la Route local est obligatoire.
Consignes et exclusion : Les participants s’engagent à respecter l’ensemble des consignes et biefings de sécurité donnés par l’équipe de Virtus Event. Tout comportement dangereux, non-respect des règles de sécurité ou conduite sous l’empire d’un état alcoolique/stupéfiant entraînera l’exclusion immédiate et définitive du participant, sans remboursement ni indemnité.
6.4 Vol et Détérioration
Virtus Event décline toute responsabilité en cas de vol, perte ou dégradation d’effets personnels, matériels ou véhicules survenant pendant l’événement.
Article 7 — Droit à l’Image
Sauf mention contraire écrite adressée par le Client à Virtus Event avant le début de l’événement, le Client et les participants autorisent Virtus Event à utiliser les photographies et vidéos prises lors de la prestation pour la promotion de ses activités (site internet, réseaux sociaux, supports commerciaux).
Article 8 — Protection des Données Personnelles (RGPD)
Les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à la gestion des réservations et de la relation client. Elles sont traitées conformément à la réglementation en vigueur (RGPD). Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de ses données sur simple demande écrite.
Article 9 — Droit Applicable et Juridiction Compétente
Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution des présentes, et à défaut de résolution amiable, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux compétents du ressort du siège social de Virtus Event.